La clave del éxito en el sector de la restauración radica en una gestión integral eficiente, y uno de los aspectos fundamentales es el control de stock. En este artículo, aprende a controlar el stock de tu restaurante; exploraremos a fondo la importancia de este control. Para aquellos que están dando sus primeros pasos en la industria, este desafío plantea una serie de interrogantes:

¿Cómo anticipar la demanda de productos en los próximos días?

¿Qué artículos tendrán una mayor rotación?

¿Cómo garantizar la satisfacción del cliente sin comprometer el stock?

Un adecuado control de inventario puede proporcionar respuestas a estas preguntas, permitiéndote conocer a fondo tu negocio, adquirir los insumos adecuados, negociar precios óptimos y reducir el desperdicio para aumentar la rentabilidad.

Por ello, hemos recopilado valiosos consejos en este artículo. ¿Estás preparado para descubrirlos?

Dominando el control de inventario en tu restaurante

A simple vista, el control de inventario puede parecer una tarea abrumadora, especialmente en un entorno con una amplia y diversa gama de ingredientes. Sin embargo, con enfoque y dedicación, es un desafío que se puede superar con éxito.

Comienza elaborando fichas técnicas detalladas para cada plato y bebida de tu menú. Estas fichas te brindarán una visión clara de la composición de cada elemento, facilitando así la gestión del inventario; en ellas debes agregar los detalles de los ingredientes y las cantidades que llevan de ellos.

Es un recurso esencial en la operativa de cualquier cocina de restaurante. Cuanto más detallado sea, más sencillo será administrar eficientemente el inventario de tu cocina o barra.

Uno de los mayores desafíos para los propietarios y gerentes de restaurantes es calcular los costos de producción de manera precisa. Conocer el costo real de cada plato es esencial para determinar el margen de beneficio y optimizar la rentabilidad del negocio. Con estas fichas, será más sencillo tener estos datos recopilados y hacer tus análisis de manera más rápida y eficiente.

Establece un procedimiento para recopilar datos estadísticos, ya sea semanal o mensualmente, según lo requiera tu negocio, sobre la venta de platos y bebidas.

Analiza qué productos son los más demandados y en qué cantidad. Identifica también aquellos que tienen menor rotación. Además, observa cómo varía la demanda de ciertos platos a lo largo del año; por ejemplo, es posible que durante los días festivos o los fines de semana aumente la demanda de platos sofisticados, lo que requerirá un mayor abastecimiento de mariscos y vinos importados.

Una vez recopilados los datos, es importante analizarlos y sacar conclusiones que permitan optimizar la gestión del inventario y anticipar las necesidades futuras del negocio.

La regla del 20/80 es una estrategia efectiva para priorizar la gestión de productos más rentables. Al enfocarte en estos elementos clave, puedes simplificar el control del inventario y maximizar la rentabilidad del negocio.

Stock mínimo

También conocido como reserva o stock de seguridad, el stock mínimo es esencial en la gestión del inventario de tu restaurante. Consiste en mantener la cantidad mínima de insumos necesaria para hacer frente a situaciones imprevistas o picos de demanda repentinos que puedan surgir.

El cálculo del stock mínimo se basa en el tiempo necesario para reponer los insumos en caso de emergencia, multiplicado por el consumo medio durante ese período.

Por otro lado, las existencias medias representan el nivel promedio de insumos en el restaurante, donde se llevan a cabo las operaciones habituales de oferta y consumo. Por lo general, equivale al 50% del pedido habitual, más el stock mínimo.

Stock máximo

En cuanto al stock máximo, este indica la cantidad máxima de insumos que debe mantenerse en el restaurante para asegurar el suministro hasta la llegada del próximo pedido. Sin embargo, es importante no exceder este nivel para evitar el desperdicio de recursos y complicaciones en la gestión del inventario.

El cálculo del stock máximo se realiza considerando varios factores, como las necesidades y programación de pedidos, los recursos financieros disponibles y el espacio de almacenamiento disponible.

Los niveles de stock mínimo, medio y máximo funcionan como indicadores clave para ajustar y optimizar constantemente el inventario del restaurante, garantizando un servicio eficiente y satisfactorio para los clientes.

Recuerda que el análisis del inventario debe tener en cuenta la rotación de cada elemento del menú y las fechas de vencimiento de los productos para evitar desperdicios y garantizar la frescura de los ingredientes.

Con esta comprensión de los diferentes niveles de stock, puedes planificar estratégicamente el proceso de compra para mantener un inventario equilibrado y eficiente en tu restaurante.

Gestiona la recepción de mercancía en tu inventario

Es esencial realizar una exhaustiva verificación de cada artículo recibido, registrando detalles como la fecha de entrega, la cantidad y la calidad de la mercancía. Estos datos serán fundamentales para evaluar el desempeño de los proveedores en etapas posteriores.

Al recibir la mercancía, es importante garantizar su higiene y almacenamiento adecuados para preservar su calidad. Posteriormente, se debe proceder al registro de la entrada de la mercancía en el inventario. Hoy en día, existen diversas herramientas, como software especializado o incluso hojas de cálculo, que pueden facilitar esta tarea, adaptándose a las necesidades de cada establecimiento, ya sea grande o pequeño.

Organiza los insumos de tu inventario

Conserva meticulosamente todas las notas y recibos de compra, ya que esto facilitará enormemente el control de tu inventario. Una vez hecho esto, clasifica los insumos según corresponda, lo que facilitará su búsqueda y ayudará a identificar posibles faltantes o excedentes.

En tu inventario, es probable que encuentres una variedad de alimentos, desde verduras frescas hasta productos no perecederos. Separarlos adecuadamente es fundamental para preservar sus características individuales y evitar la contaminación cruzada.

Optimiza el espacio de almacenamiento

Un error común al adquirir productos a proveedores es dejarse llevar por los precios bajos y los descuentos, comprando en exceso sin considerar adecuadamente el espacio de almacenamiento disponible.

Aunque almacenar grandes cantidades puede parecer tentador, es importante tener en cuenta el espacio físico disponible. Un almacenamiento inadecuado puede llevar a la pérdida de productos debido a la mala conservación o a fechas de caducidad vencidas. Presta especial atención al tamaño de los equipos de almacenamiento, como refrigeradores y congeladores, para asegurar un almacenamiento eficiente y sin desperdicios.

Mantén la higiene de tu inventario

Es crucial mantener una limpieza constante en tu inventario para garantizar que los insumos permanezcan libres de contaminación y problemas potenciales con las autoridades sanitarias.

Organiza tu inventario de manera que sea fácil limpiarlo de forma periódica. Evita acumular insumos, apilarlos o dejarlos en el suelo o cerca de áreas húmedas o polvorientas. No corras el riesgo de que tu inventario sea considerado inadecuado para su consumo.

Organiza el almacenamiento de insumos no perecederos

Para organizar los alimentos no perecederos en tu restaurante, es recomendable colocarlos en estanterías o repisas para evitar el contacto directo con el suelo.

Es importante garantizar que haya suficiente espacio para que circule el aire entre los alimentos. Se sugieren medidas como mantenerlos a 25 cm del suelo, a 60 cm del techo y a 10 cm de las paredes.

Además, es fundamental no quitar nada del embalaje original de fábrica, ya que este está diseñado para conservar adecuadamente el alimento y suele incluir la fecha de caducidad. Los productos de limpieza deben almacenarse lejos de los alimentos para evitar cualquier riesgo de contaminación.

Organiza el almacenamiento de insumos perecederos

Ten en cuenta que los alimentos perecederos deben refrigerarse inmediatamente después de su llegada. Acomoda tiempos y organiza al personal que pueda dedicarle el tiempo necesario a esta tarea.

Ordena por fecha de caducidad

Cuando organices tu inventario, ya sean alimentos perecederos o no, coloca siempre los productos que caduquen primero en la parte delantera para que sean los primeros en utilizarse.

Es crucial respetar las fechas de caducidad y utilizar primero los productos más antiguos: si un alimento está caducado, debe descartarse de inmediato.

Dispón los elementos de manera apilada o alineada para aprovechar mejor el espacio y hacerlos más visibles. Si necesitas sacarlos de su envase original, transfiérelos a recipientes desinfectados y etiquétalos con el nombre, fecha de caducidad, marca y fecha de fabricación.

Controla las salidas de mercancía

Es importante controlar tanto la salida como la distribución de mercancías en tu inventario. Utiliza hojas de cálculo para registrar todo lo que se consume y lo que queda en stock.

Esto te permitirá comparar al final del mes lo que se vende con lo que sale del inventario. También te ayudará a identificar posibles «fugas de mercancía», es decir, evaluar si se está perdiendo mercancía por falta de uso o robo de ingredientes o insumos del restaurante.

Realiza auditorías e inventarios regularmente

Realizar un recuento general periódicamente puede ser una tarea tediosa, pero mantendrá tus registros de inventario siempre actualizados y te permitirá detectar y resolver posibles errores más rápidamente.

Asegúrate de hacer este recuento al menos una vez al mes, sin establecer una fecha específica para evitar manipulaciones indebidas.

Además, realizar inventarios regulares brinda a los chefs y cocineros la oportunidad de utilizar productos que tienen muchas existencias o que están cerca de su fecha de vencimiento, fomentando la creatividad en la cocina y evitando desperdicios.

Lleva un registro histórico de tus recuentos, ya sea mediante hojas de cálculo, software o manualmente, para monitorear cómo cambian las cantidades de tus productos con el tiempo y entender mejor su comportamiento dentro de tu inventario.

Optimiza tu control de inventario con software de gestión

Dado al gran trabajo del día a día en un restaurante, es comprensible que te preguntes cómo gestionar todo.

Afortunadamente, existen muchos softwares de gestión que pueden ayudarte a controlar tu inventario, proporcionándote informes detallados sobre el stock actual, el costo de los productos y la cantidad vendida cada mes, entre otros datos.

Estas herramientas no sólo facilitarán el control de tu inventario, sino que también te permitirán supervisar otros aspectos clave de tu restaurante, como la cocina, el servicio y la satisfacción del cliente.

Como último consejo, dedica un tiempo regular en tu agenda para revisar tu inventario y asegurarte de que todo esté en orden.

En resumen, el control de inventario es una pieza clave en la administración efectiva de un restaurante. Al implementar estrategias sólidas de gestión de inventario, puedes mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y maximizar la rentabilidad de tu restaurante.