Guía paso a paso para el control del inventario de tu cafetería

Control de inventario en tu cafetería
Agiliza el servicio y haz más eficaces los procesos de tu cafetería con esta sencilla guía realizando un control detallado de tu inventario de productos, ¡conoce cómo realizarlo!

El inventario es fundamental para cualquier negocio. La correcta gestión y administración del inventario está estrechamente vinculada con tus ganancias y el éxito de tu establecimiento. Sin una adecuada administración del stock, es inevitable que se produzcan pérdidas que podrían comprometer la rentabilidad financiera de tu cafetería. Conocer cómo llevar esta gestión del stock es esencial tanto para las operaciones diarias como para los objetivos a largo plazo, aprende a realizarlo con esta guía paso a paso para el control del inventario de tu cafetería.

¿Por qué es crucial una buena gestión del inventario? 

En una cafetería, una gran parte del presupuesto operativo se destina a la compra de los ingredientes necesarios para la preparación de los alimentos y bebidas de tu menú. Controlar el inventario permite hacer un seguimiento preciso de lo que se tiene en stock, dónde está almacenado y cuándo entran y salen los insumos. Este seguimiento de tu producción es vital para mantener un control riguroso de la mercancía, generar informes financieros y asegurar una operación eficiente del establecimiento. La falta de suficiente inventario en el momento de atender a los clientes puede afectar negativamente la reputación del negocio y las ventas

Independientemente del tipo de negocio, el objetivo principal de una buena gestión del inventario es disponer siempre de los ingredientes necesarios para satisfacer todos los pedidos de los clientes durante el servicio. Una administración óptima del inventario también ayuda a reducir costos y a identificar cuáles platos y bebidas son más rentables.

Ventajas de una buena gestión del inventario de tu cafetería

  • Garantiza la disponibilidad de los insumos necesarios para la preparación de los platos y bebidas de tu menú.
  • Permite evaluar el desempeño financiero de cualquier negocio.
  • Ofrece seguimiento detallado de los suministros monitoreando lo que entra, lo que sale y lo que hay en existencia.
  • Ayuda a determinar la rentabilidad y los costos de cada plato o bebida.
  • Contribuye a evitar pérdidas por hurto.
  • Facilita el cálculo del stock necesario para cada plato o bebida.
  • Ahorra costos y reduce el desperdicio de alimentos.

Comienza con esta guía paso a paso para el control del inventario de tu cafetería:

Almacena adecuadamente tus insumos

    Primero, es fundamental seguir las buenas prácticas de higiene y almacenamiento de alimentos. Esto es crucial para implementar un sistema de rotación que asegure que los ingredientes se mantengan en buen estado, garantizando así la calidad de tu productos y reduciendo el desperdicio.

    Establece un cronograma y asigna responsabilidades

      La frecuencia y el método para realizar el inventario de una cafetería dependen de la naturaleza específica de tu negocio. Lo ideal es monitorear con mayor frecuencia los productos perecederos, los más consumidos y los más costosos. Por ejemplo, en el caso de bares y barras de licores, se recomienda hacer un inventario más frecuente de las bebidas más costosas y que generan un margen de ganancia mayor.

      Dependiendo del tipo de negocio, el inventario puede realizarse semanal, quincenal o mensualmente, con fechas fijas. Es crucial designar a los responsables del inventario. Para una metodología correcta en el proceso de inventario de tu cafetería, es esencial la presencia del encargado o uno de sus ayudantes y algún delegado del área administrativa.

      Aplica el método PEPS: Primero en Entrar – Primero en Salir

        Para una gestión eficiente del inventario de tu cafetería, es vital organizar los alimentos de manera que se utilicen primero los que tienen una fecha de vencimiento más cercana. Esto es esencial para minimizar el desperdicio de insumos y garantizar la inocuidad alimentaria. Además, es imprescindible asegurar las buenas prácticas de higiene.

        Crea una plantilla en una hoja de cálculo para el inventario de tu cafetería

          Hoy en día, hay muchos softwares y aplicaciones que permiten administrar tu inventario de forma automatizada. A través de un sistema POS es posible rastrear el uso del inventario.

          Para mejorar el control del inventario, te recomendamos buscar un sistema de punto de venta que pueda generar un reporte del inventario de tus productos que cuente con al menos alguna de las siguientes características:

          • ID o Código del Producto
          • Categoría
          • Producto
          • Unidad
          • Cantidad
          • Costo unitario
          • Valor en inventario

          Calcula el inventario disponible

            Una vez completada la plantilla, se puede determinar el inventario disponible y realizar los pedidos necesarios a los proveedores para asegurar la producción durante el período establecido. Con esta información, es posible calcular de manera más precisa los costos y la rentabilidad de cada plato o bebida.

            Conocer con exactitud el inventario disponible permite optimizar la oferta y los procesos, maximizando el uso de los recursos y garantizando el éxito de tu cafetería.

            ¡Lleva tu negocio al éxito! 👋

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