Imagina que cada mes desaparece silenciosamente el 5%, el 8% o incluso el 10% de tu inventario entre robos, errores, productos dañados o caducados. No lo ves de inmediato, pero se nota en la caja: menos utilidad, menos flujo de efectivo y más estrés.

Las pérdidas de inventario y las mermas:

• Reducen directamente tu margen de ganancia.
• Dificultan la planeación de compras y precios.
• Dañan la experiencia del cliente cuando “no hay” lo que debería estar.
• Dan una mala señal sobre la gestión interna del negocio.

La buena noticia: mucho de eso se puede prevenir con orden, disciplina y algunas herramientas sencillas.

Causas más comunes de pérdidas de inventario y mermas

Antes de corregir, hay que entender qué está pasando. Las causas típicas suelen estar en estos grupos:

Pérdidas de inventario

• Robos internos o externos (mercancía que sale sin registrarse).
• Errores de registro (entradas/salidas mal capturadas, conteos incorrectos).
• Daños en almacenamiento o transporte (golpes, humedad, mala estiba).
• Productos caducados u obsoletos (no se rotaron a tiempo).

Mermas operativas

• Mala manipulación (rompimientos, derrames, mal uso).
• Condiciones ambientales inadecuadas (temperatura, luz, humedad).
• Procesos poco claros o ineficientes (retrabajos, desperdicios innecesarios).

Sin un sistema claro, estas pérdidas se vuelven “normales” y nadie se sorprende… hasta que los números ya no dan.

Paso 1: Implementa un sistema de control de inventarios riguroso

Registros detallados y actualizados

Tu inventario debe tener “historia”, no solo un número:

• Registra cada entrada y salida con: fecha, cantidad, responsable y motivo.
• Usa herramientas digitales si puedes (hoja de cálculo o software sencillo de inventario).
• Define reglas: nada entra ni sale sin registro, nunca.

Conteos físicos periódicos

No basta con lo que dice el sistema; hay que ir a ver:

• Haz inventarios físicos completos o parciales (cíclicos).
• Compara contra tus registros y analiza diferencias.
• Repite con frecuencia: semanal, quincenal o mensual, según el tamaño del negocio.

Mientras más seguido revises, más rápido detectarás fugas y errores.

Paso 2: Capacita a tu equipo y crea cultura de cuidado

Las herramientas ayudan, pero quien cuida el inventario es el equipo.

• Enseña cómo recibir, acomodar y despachar productos correctamente.
• Explica por qué importa: menos merma = más estabilidad, sueldos a tiempo, posibilidad de crecer.
• Fomenta que reporten errores e incidencias sin miedo; es mejor saberlo a tiempo.
• Establece procedimientos claros por escrito y revísalos en juntas breves.

Un equipo que entiende el impacto de su trabajo cuida mejor el inventario que cualquier cámara.

Paso 3: Optimiza el almacenamiento para reducir daños y caducidad

Condiciones adecuadas según el tipo de producto

Cada producto tiene “manías”:

• Alimentos: temperatura, humedad, rotación rápida.
• Cosméticos, fármacos: control estricto de fechas de caducidad.
• Electrónicos: evitar humedad, polvo, golpes y cambios bruscos de temperatura.

Define requisitos básicos para cada categoría y adapta tu almacén en consecuencia, aunque sea con soluciones simples (ventilación, anaqueles, señalización).

Rotación eficiente: FIFO y FEFO

Evita que el producto muera en el estante:

• FIFO (First In, First Out): lo que entró primero, sale primero.
• FEFO (First Expire, First Out): lo que caduca antes, sale antes (clave en alimentos/medicamentos).

Etiqueta claramente con fecha de ingreso y/o caducidad y acomoda físicamente para que lo más “viejo” quede siempre más accesible.

Paso 4: Usa tecnología accesible para vigilar y prevenir pérdidas

No necesitas un sistema gigante para empezar; lo importante es que funcione y lo uses.

Códigos de barras, QR o RFID

• Permiten registrar movimientos rápido y sin tanta captura manual.
• Reducen errores de escritura.
• Facilitan tener trazabilidad: qué se movió, cuándo y quién lo movió.

Sistemas básicos de inventario

Puedes comenzar con:

• Hojas de cálculo estructuradas.
• Apps de inventario para móviles.
• Software sencillo en la nube que lleve entradas, salidas y alertas de stock bajo.

Cámaras y control de acceso

• Cámaras en puntos críticos (bodega, zona de carga/descarga, caja).
• Limitar quién entra a áreas de inventario y registrar accesos.

Esto desincentiva robos y ayuda a aclarar incidentes cuando hay diferencias.

Paso 5: Mejora la gestión de proveedores y la logística

Muchas pérdidas no se generan dentro del almacén, sino antes de que el producto llegue o mientras se transporta.

Elige proveedores confiables y pon reglas claras

• Define por escrito: condiciones de entrega, tiempos, empaques, política de devolución.
• Revisa la mercancía al recibirla y registra daños o faltantes al momento.
• No aceptes “así está bien” si llega golpeado o incompleto.

Cuida el transporte y manejo

• Usa embalajes adecuados al tipo de producto.
• Capacita a quienes cargan, descargan y transportan.
• Evita sobrecargar unidades o apilar de forma incorrecta.

Un poco de cuidado extra en esta etapa evita muchas mermas silenciosas.

Paso 6: Haz auditorías y mejora continua

Las pérdidas y mermas nunca llegan a cero, pero sí pueden bajar mucho si las monitoreas.

• Establece indicadores:
  • % de merma sobre las compras.
  • % de diferencias en inventario.
  • Pérdidas por caducidad o daño.
• Haz auditorías internas periódicas para revisar:
  • Registros vs. realidad.
  • Cumplimiento de procesos.
  • Zonas o productos con mayor problema.
• Ajusta procesos, capacita de nuevo, cambia layouts o proveedores cuando los datos lo indiquen.

Involucra al equipo en la revisión y en las soluciones: cuando todos participan, todos cuidan más.

Checklist rápido para reducir pérdidas y mermas

• Registro de entradas/salidas en tiempo real.
• Conteos físicos periódicos (totales o por zonas).
• Procedimientos escritos de recepción, almacenamiento y despacho.
• Capacitación básica de todo el personal que toca inventario.
• Aplicación de FIFO/FEFO y etiquetado claro.
• Uso de alguna herramienta digital (hoja de cálculo, app o software).
• Cámaras y control de acceso en áreas críticas.
• Revisión de proveedores y condiciones de entrega.
• Indicadores de merma y pérdidas revisados regularmente.

Conclusión

Reducir pérdidas de inventario y mermas no depende de una sola gran decisión, sino de muchas acciones pequeñas y constantes: registrar, revisar, capacitar, ordenar y ajustar.

Cada producto que dejas de perder es dinero que puedes usar para mejorar, crecer o respirar con más tranquilidad. Si empiezas por tener control real de lo que entra y sale, mejorar tu almacenamiento y apoyarte en algo de tecnología, ya estás dando pasos muy concretos hacia un negocio más sano y rentable.

El mejor momento para poner orden fue ayer. El segundo mejor momento es hoy.Pensar

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