En una cafetería, el dinero se va en pequeñas cosas todos los días: leche que se echa a perder, porciones mal medidas, descuentos sin control, horas extra, insumos “que nadie pidió”… y al final del mes el margen desaparece.

Excel te ayuda a poner orden: registrar, calcular y analizar costos para que sepas exactamente qué productos dejan ganancia, cuáles te están drenando y dónde ajustar.

1) Entendiendo Los Costos De Una Cafetería

Antes de abrir Excel, define bien qué vas a medir. En cafeterías, los costos se dividen en fijos y variables.

Costos Fijos

Son los que pagas aunque vendas poco o nada:

• renta
• sueldos base
• servicios (agua, luz, internet)
• licencias / permisos
• mantenimiento o seguros
• suscripciones (software, plataformas)

Clave: los costos fijos no se “eliminan”, se diluyen vendiendo más o subiendo productividad.

Costos Variables

Suben o bajan según lo que vendes:

• café, leche, jarabes, pan, hielo
• vasos, tapas, popotes, servilletas
• empaques para delivery
• comisiones por plataformas (si aplica)

Clave: aquí es donde más se gana o pierde margen, porque son costos directos por venta.

2) Por Qué Excel Sirve Para Controlar Costos

Porque te permite:

• registrar costos en un solo lugar
• automatizar cálculos (sin hacerlo “a mano”)
• comparar meses y detectar subidas raras
• ver qué productos te convienen más
• mejorar precios con base real de costos

No necesitas ser contador: con un formato claro, Excel hace el trabajo pesado.

3) Crea Tu Formato De Costos En Excel (Sin Complicarte)

Hoja 1: “Gastos Fijos Mensuales”

Columnas sugeridas:

• Categoría (renta, nómina, servicios, etc.)
• Monto mensual
• Fecha de pago
• Observaciones

Objetivo: saber tu “costo mínimo para existir”.

Hoja 2: “Insumos Y Compras”

Columnas sugeridas:

• Insumo (café, leche, azúcar…)
• Presentación (1 kg, 1 L, 500 g)
• Costo de compra
• Proveedor
• Fecha
• Costo por unidad (lo calculas)

Aquí es donde Excel brilla: conviertes “costo por paquete” en “costo por gramo/ml”.

Ejemplo práctico:

• Leche 1 L cuesta $30
• Costo por ml = 30 / 1000 = $0.03

Hoja 3: “Recetas Y Costeo Por Producto”

Columnas sugeridas:

• Producto (latte, capuchino, cold brew)
• Insumo
• Cantidad usada (ml, g, piezas)
• Costo unitario
• Costo por insumo (cantidad * costo unitario)
• Costo total del producto (suma)

Esto te dice el costo real por bebida o alimento.

Hoja 4: “Ventas Y Margen”

Columnas sugeridas:

• Producto
• Precio de venta
• Costo del producto (traído desde recetas)
• Margen bruto ($)
• Margen bruto (%)
• Ventas por día/semana/mes (si lo registras)

Con esto detectas rápido:

• productos estrella (alto margen + alta venta)
• productos trampa (se venden, pero dejan poco)

4) Fórmulas Básicas Que Sí Te Van A Servir

• SUMA para totalizar costos o ventas
• PROMEDIO para costo promedio de insumos (si compras a distintos precios)
• SI (IF) para reglas simples (ej. alertas, categorías, etc.)
• BUSCARV / XLOOKUP para traer costos unitarios desde la hoja de insumos
• Tablas dinámicas para resumir gastos por mes y categoría

No necesitas usar todas desde el día 1. Empieza con SUMA y un buscador de costos.

5) Cómo Analizar Tus Costos Para Tomar Decisiones

Interpreta Tendencias (No Solo Totales)

Usa gráficos o tablas para responder:

• ¿subió el costo de leche o café este mes?
• ¿qué categoría se disparó (servicios, mermas, empaques)?
• ¿qué insumo está “saliendo” más de lo normal?

Decisiones Típicas Que Se Resuelven Con Este Control

• ajustar precios sin adivinar
• cambiar proveedor con argumentos
• reducir merma (por porcionado o caducidad)
• simplificar menú (quitar lo que no deja margen)
• crear combos con productos de alto margen

6) Mantenimiento: Lo Que Hace Que Esto Funcione De Verdad

Actualiza Datos Con Ritmo Fijo

• compras: cada vez que reabasteces (o semanal)
• gastos fijos: mensual
• recetas: cuando cambias gramajes, tamaños o proveedores

Mejora Continua Del Formato

Con el tiempo puedes agregar:

• % de merma por insumo
• costo por hora de personal (para calcular costo operativo)
• comparación contra presupuesto
• alertas cuando un insumo suba X%

Conclusión

Excel puede convertirse en tu “tablero de control” para que tu cafetería deje de operar a ciegas. Si registras costos fijos, controlas insumos, costéas recetas y mides margen, vas a tomar decisiones más rápidas y más rentables.

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